Растраты служащих
Предотвращение, обнаружение, и решение проблемы
Вдумайтесь в эту цифру: растраты, совершаемые сотрудниками, стоят американским предпринимателям приблизительно 6 миллиардов долларов ежегодно. Растрата - это мошенническое присвоение собственности компании, которая была доверена служащему. Самое страшное то, что виновник - это тот, кому предприниматель доверяет.
Когда растрата обнаружена, она приносит большие неприятности, как жертвам преступника, так и их семьям. HR-менеджер должен понимать, что наиболее типичная причина растраты имущества компании сотрудником, - это простая жадность.
Как HR-менеджер может помочь предотвратить растрату? Однажды известный судья заметил: "Свет - лучшее дезинфицирующее средство". И так как американцы согласились с этим утверждением, то они, как говорится, "доверяют, но проверяют". Поэтому бизнесу необходимо демонстрировать по возможности наиболее эффективные методы проверки финансовых операций, чеков и кредитных договоренностей.
Способы растраты
HR-менеджеру следует также изучить наиболее распространенные способы растраты:
Отказ от наличных сделок.
Требования ложных компенсаций.
Использование компании для осуществления личных сделок.
Мошенничество с платежной ведомостью.
Мошенничество с участием поставщика, при расчете и с помощью других платежных документов.
Взятки.
Сам процесс контроля, конечно, не застрахован от ошибок. Чтобы свести риск к минимуму, предприниматель должен сам участвовать во всех финансовых операциях, удостоверяясь, что все служащие, которые задействованы в финансовой сфере, тщательно контролируются. Чеки без указания суммы и ошибки в депозите должны быть заполнены и исправлены, а когда платежи проходят, они должны быть немедленно подтверждены.
Если предпринимателя просят подписать чеки, ему необходимо проверить лично документацию по этой операции прежде, чем поставить свою подпись. Если появляются неизвестные предпринимателю компаньоны, то предпринимателю следует немедленно собрать о них информацию, расспросив сотрудников. Также следует проверить их намерения относительно денег, которые они получат в результате сделки: куда и на что они пойдут. Чеки и другие платежные документы должны быть под строжайшим контролем, а особенно те, которые относятся к наличным сделкам.
Предпринимателю также не следует ожидать, что растратчик будет пойман его аудиторами - мошенник может пройти все этапы контроля. Скорее, предпринимателю следует самому расстраивать планы растратчика, проверяя все ежемесячные счета, безналичные операции, неоплаченные или отмененные чеки, ошибки документов и квитанции. Также следует уделять пристальное внимание чекам, имеющим предписание "обменять на наличность".
Обналичивание денег должно привлекать к себе пристальное внимание, так как именно таким способом растратчик может попытаться скрыть от предпринимателя ворованные деньги.
Подобные неофициальные, необъявленные чеки становятся особенно важными, когда есть предупреждение о мошенничестве. HR-менеджеру при приеме на работу стоит обратить внимание на то, что один из первых признаков, указывающих на мошенника, - это то, что служащий борется за то рабочее место, которое открывает ему доступ к деньгам.
Как HR-менеджер вы, наверняка, знаете, что при выборе профессии человек может руководствоваться следующими мотивами: общественной значимостью профессии, престижем, заработком, возможностью продвижения по службе и т.д. Специальные психодиагностические методики помогут вам узнать, почему выбирается та или иная профессия и предвидеть, можно доверить сотруднику крупные финансовые операции или нет.
Знание индивидуальных личностных особенностей, скрытых от внешнего наблюдения HR-менеджеров, имеет большое значение для успешности профессиональной деятельности.
Психодиагностические методы по выявлению акцентуации характера, например, позволяют определить свойства характера: сила - слабость, твердость - мягкость, широта - узость, цельность - противоречивость, а также чрезмерную выраженность черт характера (явные и скрытые акцентуации).
Уже после нескольких тестирования с сотрудником, HR-менеджер сможет определить, опасен ли этот человек для организации, и склонен ли он к растратам.
Следует также опасаться служащего, который рьяно цепляется за какую-либо конкретную часть торгового процесса, стремясь руководить ею лично, или принимать в ней непосредственное участие. Точно также служащий, который убеждает всех в необходимости продолжать сотрудничать с неким поставщиком вне всяких видимых экономических причин, возможно, прикрывая этим свои нелегальные отношения с этим поставщиком
Внезапные, необъяснимые изменения в бюджете, потоке наличности, или прибыли - еще одни предупредительные знаки, которые свидетельствуют о снятии денег со счета или из бюджета. Также о растрате могут свидетельствовать жалобы поставщика о медленном производстве платежей и двойном составлении отчетных финансовых документов.
Еще одним предупреждением является нарушение компьютерной безопасности системы компании. Что же следует сделать компании при возникновении подозрений? Ложное обвинение может привести к неприятной ситуации, поэтому вместо обвинения кого-либо организации следует обратиться к бухгалтерии за советом. Если после подробного анализа доказано, что служащий замешан в растрате, рекомендуется обратиться в суд. Это будет примером для остальных сотрудников, говорящий о том, что обман будет наказан.
Дэвид Лиллехог,
По материалам сайта http://www.hrresource.com/articles/